La Direzione Operations presidia e coordina gli aspetti amministrativi e organizzativi della Fondazione.

L’attività della Direzione Operations è focalizzata a garantire l’efficienza di tutti gli uffici della Fondazione, promuovendo una cultura organizzativa orientata al miglioramento continuo e collaborando alla concretizzazione dell’approccio trust-based.

Questo significa anche assicurare l’aderenza alle normative vigenti, la trasparenza e il rispetto dei processi e la valorizzazione delle risorse umane. Gestisce inoltre i rapporti con la società consortile PR.I.S.MA – Progetti Innovazione Soluzioni Management S.c.r.l.

L’attenzione per la qualità e per il miglioramento continuo si traduce nel mantenimento, aggiornamento e miglioramento dei sistemi di gestione certificati di cui si è dotata la Fondazione. Per fare questo, è necessario identificare le politiche e gli obiettivi dei sistemi di certificazione, nonché le funzioni responsabili della loro attuazione, per poterne supervisionare l’attività e per definire le esigenze formative del personale utili al corretto funzionamento dei sistemi di gestione.
Queste attività conducono alla revisione e validazione di documenti di riferimento dei sistemi di gestione da sottoporre agli organi competenti, costantemente aggiornati sugli obiettivi raggiunti. La direzione rappresenta il terminale organizzativo di raccolta di suggerimenti e richieste di evoluzione del personale, con l’obiettivo di raggiungere piccoli cambiamenti positivi che, nel loro insieme, portano a miglioramenti significativi in termini di efficienza, qualità e prestazioni.

La Direzione agisce attraverso l’integrazione sinergica delle diverse competenze, articolate in uffici specifici.

Cost Management

Si occupa di monitorare l’andamento delle variabili economiche legate alla gestione dell’ente e delle sue attività erogative. Agisce attraverso la definizione e la misurazione di indicatori gestionali e l’organizzazione di report dedicati. Rappresenta un punto di riferimento per l’introduzione di nuovi sistemi di misurazione e l’accompagnamento formativo e informativo del personale, in un’ottica di specializzazione e semplificazione dell’operatività dell’attività istituzionale.

Svolge un ruolo di raccordo e di interfaccia fra le strutture della Fondazione e PR.I.S.MA – Progetti Innovazione Soluzioni Management S.c.r.l. rispetto ai servizi erogati da quest’ultima (es. acquisti, IT, legale).

Internal Audit

Effettua verifiche sui principali processi dell’organizzazione, per monitorare l’efficacia dei presidi di controllo della Fondazione, con periodiche verifiche a campione nelle principali aree di operatività e supervisiona il funzionamento dei processi interni per assicurare una gestione efficiente e favorirne il miglioramento continuo.

Supporta gli organi preposti al controllo interno (Collegio Sindacale e Organismo di Vigilanza ex D.lgs. 231/2001) nello svolgimento delle proprie attività di vigilanza, e le funzioni responsabili del mantenimento dei sistemi di gestione certificati nella conduzione degli audit interni.

Svolge attività di supporto e consulenza alle altre funzioni nella fase di scrittura e revisione di normative e procedure interne.

Risorse Umane e Organizzazione

Gestisce e coordina le attività legate all’organizzazione, alla crescita, allo sviluppo e alla valorizzazione continua del personale, compreso il processo di ricerca, selezione e assunzione di nuove risorse. Attraverso la raccolta dei fabbisogni interni e l’analisi dell’evoluzione del contesto esterno, gestisce le iniziative formative per lo sviluppo di competenze tecniche e di soft skill.

Si occupa della comunicazione interna della Fondazione, per favorire e rafforzare lo spirito di gruppo, il senso di appartenenza e il processo di apprendimento e di conoscenza traversale del lavoro della Fondazione.

Segreterie

Supportano i responsabili di Direzioni e Obiettivo nella pianificazionee nell’organizzazione della loro attività ordinaria e straordinaria, occupandosi tra le altre cose dell’organizzazione degli incontri, della gestione dell’agenda e delle chiamate in ingresso e in uscita.

Collaborano con le strutture della Fondazione, svolgendo un’importante ruolo di coordinamento.

Amministrazione e Bilancio

Gestisce le attività sottostanti alla redazione del bilancio previsionale e d’esercizio, il presidio degli adempimenti fiscali e la gestione amministrativa dei contributi e delle iniziative sostenute dalla Fondazione. Supporta il settore istituzionale nella gestione amministrativa dei progetti, dalla ricezione delle richieste di contributo al controllo amministrativo delle spese sostenute nell’ambito delle iniziative finanziate, e segue gli adempimenti fiscali. Si occupa dell’aggiornamento dei processi e delle procedure istituzionali, con interventi per standardizzare gli approcci progettuali e gli strumenti, soprattutto legati alla semplificazione del rapporto amministrativo con gli enti beneficiari, contribuendo così a rendere più concreto l’approccio trust-based.