C’č posta per noi: gli obiettivi del sistema ROL della Compagnia di San Paolo (Richieste OnLine).

di Massimo Coda e Nicola Crepax

Il sistema ROL (Richieste OnLine) è attivo sul sito web della Compagnia di San Paolo dal 30 settembre 2011. Da tempo era avvertita l’esigenza di offrire un supporto web alla presentazione alla Compagnia delle richieste di contributi. In precedenza erano diffuse ai richiedenti (e riportate sul sito web) alcune istruzioni e domande cui attenersi, sebbene poi concretamente solo una ridotta parte delle domande ricevute vi facesse riferimento.
Nel corso degli ultimi anni, sulla base degli indirizzi e delle scelte strategiche definite dagli Organi di Governo, il numero di pratiche approvato si è sensibilmente ridotto (fino a meno di 700 l’anno) coerentemente con l’obiettivo di sostenere progetti di maggiore consistenza e massa critica e di evitare finanziamenti “a pioggia”. La maggiore selettività deve dunque potersi esercitare sulla base di un processo di valutazione più documentato, su criteri espliciti e coerenti con le linee programmatiche, e sulla base di progetti articolati e dettagliati che sappiano esprimere compiutamente gli intendimenti e il programma di lavoro dell’Ente proponente.
Il sistema ROL rappresenta dunque sia una modalità per facilitare l’accesso alla Compagnia e guidare la compilazione, sia una traccia per evidenziare con completezza le caratteristiche dell’iniziativa proposta e i concreti risultati che essa intende ottenere: sulla base di tali elementi è basata l’istruttoria realizzata dagli uffici della Compagnia e tali informazioni costituiscono la parte più significativa della documentazione trasmessa al Comitato di Gestione affinché possa deliberare.
Certamente il sistema rappresenta una sfida, sia per i richiedenti (chiamati ad un maggiore dettaglio e ad uno sforzo di documentazione e completezza per taluni sicuramente impegnativo) sia per la Compagnia (impegnata ad una valutazione dei progetti esplicita, trasparente, basata esclusivamente sul merito delle proposte e sui benefici che esse possono produrre nel loro ambito di attività).
Al fine di chiarire ogni dubbio e di superare eventuali difficoltà è stato attivato un Numero Verde (800-679229) in grado di rispondere a quesiti di natura tecnica legata alla compilazione della ROL. È inoltre disponibile sul sito web della Compagnia, alla pagina “Come presentare una richiesta di contributo”, una presentazione completa dei moduli del sistema ROL, al fine di consentire ad ogni compilatore di prepararsi in anticipo e di raccogliere le informazioni richieste.

I contenuti del sistema.
Il sistema di application on line (ROL) è stato realizzato con il supporto di Struttura informatica srl (da alcuni anni fornitore del sistema gestionale e contabile delle erogazione per gran parte delle fondazioni di origine bancaria italiane) ed è articolato in cinque fasi: Registrazione; Scheda Ente; Scheda di richiesta del contributo; Modulo di Approfondimento; Rendicontazione.
La Registrazione è la fase in cui si apre un canale di comunicazione tra l’ente che desidera accedere a un contributo e gli uffici della Compagnia. Per mezzo dello username e della password stabiliti in questa fase è possibile accedere alle funzioni di richiesta dei contributi e, una volta avviata la procedura, all’area messaggi, all’area rendicontazione delle attività realizzate e delle spese sostenute.
La Scheda Ente è lo spazio in cui il soggetto proponente ha la possibilità di fornire informazioni di carattere anagrafico, notizie sull’organizzazione, sugli scopi e sulle attività svolte, nonché una sintesi dei principali dati di bilancio, consuntivo e preventivo. Al termine della scheda è, inoltre, prevista la possibilità di allegare i documenti indispensabili all’istruttoria e i file contenenti tutti i materiali ritenuti comunque utili. Per semplicità, dopo la prima compilazione, è proposta all’utente la Scheda ente già precompilata con gli ultimi dati inseriti che potranno essere confermati o modificati.
Al termine della compilazione della Scheda Ente è possibile avviare la compilazione della scheda di richiesta del contributo. Al momento è possibile scegliere tra i moduli “Iniziativa”; “Sostegno alle attività istituzionali-Quota associativa”; “Bando”. Nella Scheda Iniziativa e in quella Bando sarà possibile descrivere in sintesi la propria proposta, la previsione delle entrate e quella delle uscite. Per quanto riguarda il sostegno alle attività istituzionali o le quote associative è invece richiesta una previsione, in genere triennale, delle attività del soggetto proponente. Anche al termine di questi moduli è possibile allegare documenti integrativi di descrizione delle attività previste.
Gli uffici della Compagnia, ricevuto l’originale cartaceo della richiesta, avvieranno l’istruttoria, tenendo sempre informato l’ente dello stato della pratica, e potranno richiedere la compilazione di un ulteriore modulo di approfondimento specifico per la tipologia dell’iniziativa proposta.
Una volta approvato il contributo e avviate le attività previste, l’Ente avrà a disposizione un’area dedicata alla rendicontazione, di contenuto ed economica, in cui illustrare i risultati via via conseguiti e motivare le spese sostenute. Ciò consentirà alla Compagnia di rendersi conto dello stato di avanzamento dei lavori e quindi predisporre le eventuali ulteriori tranche di contributo.

Le conseguenze (e i consigli) sull’istruttoria dei progetti.
La costruzione del sistema ROL ha rappresentato l’occasione, per gli uffici della Compagnia, di riesaminare criticamente le proprie metodologie e di ridefinire un processo di valutazione integrato ed esplicito.
Per quanto riguarda l’Ente richiedente (le cui informazioni sono raccolte, come sopra specificato, nella Scheda Ente) la valutazione è basata sulla trasparenza dei dati che lo riguardano, sui risultati ottenuti, sulla capacità di perseguire le iniziative proposte e di contribuire positivamente allo sviluppo economico e sociale del territorio di riferimento.
Per quanto riguarda le Iniziative, la Compagnia sempre più dedica attenzione ai parametri di risultato che esse indicano quali obiettivi e che rappresentano una misurazione (seppure talvolta necessariamente approssimativa) del beneficio sociale da esse prodotto. Inoltre la descrizione delle iniziative consente non solo di apprezzare la bontà delle intenzioni che animano il proponente ma anche il concreto programma di lavoro, l’articolazione delle fasi, la presenza di una progettazione esperta e consapevole che rassicuri sulla possibilità di raggiungere effettivamente gli obiettivi.
Sulla base del sistema ROL è stata inoltre più compiutamente definita la metodologia di monitoraggio dei progetti: sempre più i nostri uffici si dedicheranno alla verifica su quanto si è operativamente compiuto, sia per responsabilità doverosa nei confronti degli Organi di governo e della comunità locale sia per partecipare e condividere con gli Enti sostenuti le esperienze e le difficoltà nei rispettivi ambiti di intervento.